WEG - Verwaltung

Die WEG-Verwaltung übernimmt die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Rechtsgrundlagen für die verantwortungsvolle Tätigkeit eines WEG-Verwalters sind die gesetzlichen Vorgaben im Wohnungseigentumsgesetz (WEG) und insbesondere die in § 27 WEG genannten Aufgaben und Befugnisse begründen eine Vielzahl unterschiedlicher Rechte und Pflichten.

WEG-Verwalter: Regelungen im Wohnungseigentumsrecht

In § 20 WEG (Gliederung der Verwaltung) schreibt das Wohnungseigentumsrecht vor, dass die Verwaltung gemeinschaftlichen Eigentums den Wohnungseigentümern (nach §§ 21 bis 25) sowie dem Verwalter (laut §§ 26 bis 28) obliegt. Ist ein Verwaltungsbeirat von der WEG (Wohnungseigentümergemeinschaft) bestellt, gelten für diesen die Regelungen in § 29 WEG.

Im Einzelfall können sich durch Rechtsprechung, Gemeinschaftsordnung (WEG) und Regelungen im WEG-Verwaltervertrag sowie durch Beschluss der Wohneigentümergemeinschaft weitere Aufgaben für den WEG-Verwalter ergeben.

Das Wohnungseigentumsgesetz bindet den Verwalter jedoch an die dort geregelten Aufgabenbereiche. Ausschluss oder Einschränkung dieser im Wohnungseigentümergesetz geregelten Aufgaben sind nicht möglich, auch nicht durch Beschluss der Wohungseigentümerversammlung oder bestimmte Passagen im Verwaltervertrag.

Die Wohnungseigentümergemeinschaft kann bei der Verwalterbestellung für WEG-Gemeinschaftseigentum somit keine gesetzlich vorgegebenen Aufgaben der Verwaltung beschneiden. Im Rahmen der Verwalterbestellung durch die Wohnungseigentümer-gemeinschaft legt der Verwaltervertrag die Aufgaben des Verwalters fest. Dazu zählen neben den gesetzlich geregelten Vorgaben häufig auch Regelungen zu besonderen Verwalterleistungen sowie zur Verwaltervergütung. Der schuldrechtliche Verwaltervertrag ist grundsätzlich von der Bestellung des Hausverwalters durch Mehrheitsbeschluss in der Eigentümerversammlung zu unterscheiden.

Welche Aufgaben übernimmt der Verwaltungsbeirat?

Per Stimmenmehrheit können die Wohnungseigentümer in der Eigentümerversammlung einen Verwaltungsbeirat bestellen. Drei Wohnungseigentümer bilden ein Gremium aus einem Vorsitzenden sowie zwei Beisitzern. Von dieser Regelung kann nur abgesehen werden, wenn diesbezüglich ein einstimmiger WEG-Beschluss erfolgt ist. In diesem Fall ist auch die Bestellung eines zweiköpfigen Verwaltungsbeirats möglich. Wird dieser rechtswidrige Beschluss nicht innerhalb einer bestimmten Frist angefochten, ist der zweiköpfige Beirat von der WEG wirksam bestellt.

Die Beirat-Aufgaben sind in § 29 (WEG-Gesetz) klar definiert. Ein Verwaltungsbeirat besitzt keine Handlungsbefugnis und tritt auch nicht als Vertreter der Eigentümergemeinschaft oder einzelner Eigentümer auf. Er übernimmt lediglich eine beratende Funktion und unterstützt die WEG-Verwaltung bei ihren Aufgaben. Grundsätzlich ist die Bestellung eines Verwaltungsbeirats nicht gesetzlich vorgeschrieben, die Wohnungseigentümergesellschaft ist auch ohne ihn in vollem Umfang funktions- und handlungsfähig.

Ehe durch die WEG-Eigentümerversammlung Beschlüsse zu Rechnungslegungen, Kostenvoranschlägen, dem Wirtschaftsplan der WEG sowie dessen WEG-Abrechnung erfolgen, soll eine Prüfung durch den WEG-Verwaltungsbeirat erfolgen. Das Verwaltungsunternehmen ist ausschließlich der Wohnungseigentümergemeinschaft verpflichtet. Da der Beirat lediglich beratend in Erscheinung tritt, muss der Verwalter den Empfehlungen dieses Gremiums nicht zwingend folgen.

WEG-Verwalter – Aufgaben im Überblick

Von den Eigentümern wird ein Verwalter bestellt, der die umfassende Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums übernimmt. Dies umfasst die rechtliche, technische und kaufmännische Geschäftsführung im gemeinschaftlichen Interesse aller Wohnungseigentümer. Die Sondereigentumsverwaltung der Eigentumswohnungen übernehmen die jeweiligen Eigentümer selbst, die Aufgaben der WEG-Verwaltung fokussieren sich ausschließlich auf die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums.
Der Gesetzgeber nennt umfangreiche Aufgaben, die als unverzichtbare Grundlage einer ordnungsmäßigen Verwaltung dienen. In den folgenden Abschnitten bieten wir Ihnen einen Überblick zu den wichtigsten Befugnissen, Aufgaben und Verpflichtungen der Wohnungseigentumsverwaltung.

Aufgaben und Befugnisse laut § 27 WEG:

• Umsetzen der Beschlüsse der Wohnungseigentümer
• WEG-Verwaltung stellt die Einhaltung der Hausordnung der Eigentümergemeinschaft sicher. Die Eigentümergemeinschaft legt jedoch die Hausordnung sowie mögliche Änderungen durch Beschluss selbst fest.
• Durchführung von Maßnahmen für die ordnungsmäßige Instandhaltung und Instandsetzung des Gemeinschaftseigentums
• Verwaltung der gemeinschaftlichen Gelder wie Tilgungsbeiträge und Hypothekenzinsen, Lasten- und Kostenbeiträge etc.
• Entgegennahme von Zustellungen und Willenserklärungen, sofern diese an alle Wohnungseigentümer von einzelnen Wohneigentumsanlagen gerichtet sind
• Maßnahmen ergreifen zur Wahrung von Fristen oder zur Abwendung eines anderweitigen Rechtsnachteils
• Abgabe von Erklärungen zu Maßnahmen, die zur Herstellung von Energieversorgungsanschlüssen, Fernsprechteilnehmereinrichtungen oder Rundfunkempfangsanlagen erforderlich sind.

Wirtschaftsplan und Rechnungslegung laut § 28 WEG:

Für jedes Kalenderjahr muss der WEG-Verwalter einen Wirtschaftsplan aufstellen, der Angaben zu folgenden Punkten enthält:

• voraussichtliche Einnahmen sowie Ausgaben zur Verwaltung des Gemeinschaftseigentums
• Aufstellung zu den Anteilen der Wohnungseigentümer hinsichtlich der Lasten- und Kostentragung
• Beiträge der einzelnen Wohnungseigentümer zur Instandhaltungsrücklage

Der Verwalter überwacht die monatlich von den Wohnungseigentümern zu zahlenden Hausgelder und erstellt nach Ablauf des Kalenderjahres eine Abrechnung (Was ist Hausgeld? Dabei handelt es sich um Vorschusszahlungen der Wohnungseigentümer zu Verwaltungskosten sowie Nebenkosten wie Strom und Müllabfuhr).

Weitere Aufgaben der WEG-Verwaltung:

Zusätzlich übernimmt der WEG-Verwalter weitere Aufgaben, die sich aus dem Wohnungseigentumsrecht sowie aus dem Verwaltervertrag ergeben. Dazu gehören beispielsweise:

• Einberufung der mindestens einmal jährlich stattfindenden Eigentümerversammlung
• Führung des Versammlungsvorsitzes
• Führung der Beschlusssammlung
• Einstellung und Vergütung eines Hausmeisters etc.

Eigentümerversammlung:

Bei einer Eigentümerversammlung treffen sich alle stimmberechtigten Wohnungseigentümer innerhalb einer Eigentümergemeinschaft sowie der Hausverwalter, um Beschlüsse über die Verwaltung des gemeinschaftlichen Wohneigentums zu treffen.
Während ein Wohnungseigentümer einen Wintergarten bauen möchte, findet der andere, dass die Fassade erneuert werden muss: In einer Eigentümergemeinschaft treffen viele Meinungen aufeinander. Jede Entscheidung bedarf daher einer Abstimmung innerhalb der Eigentümerversammlung. Je nach Art des Beschlusses ist dafür eine andere Mehrheit notwendig. Doch wie läuft eine Eigentümerversammlung eigentlich ab? Was wird in der Eigentümerversammlung genau besprochen und wann ist sie beschlussfähig? Antworten auf diese Fragen finden Sie in unserem Ratgeber.

Beschlüsse: Was wird in einer Eigentümerversammlung besprochen?

Egal ob ein Eigentümer seinen Balkon sanieren möchte oder die Fassade des Wohngebäudes ausgebessert werden soll - für sämtliche Entscheidungen ist eine Abstimmung unter den Wohnungseigentümern notwendig. Grundsätzlich werden in der Eigentümerversammlung Beschlüsse zu den folgenden Aspekten geregelt:

• bauliche Veränderungen und Modernisierungsmaßnahmen
• Instandhaltungsmaßnahmen und Renovierungsarbeiten
• Hausordnung
• Gebrauchsregelungen des Gemeinschaftseigentums
• Bestellung und Abberufung des Verwalters

Darüber hinaus beschließt die Wohnungseigentümerversammlung den Wirtschaftsplan. Dieser wird vom Hausverwalter unter der Berücksichtigung der voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben in Bezug auf das kommende Wirtschaftsjahr erstellt. Auf der Grundlage des Wirtschaftsplans ergibt sich der monatliche Betrag, den jeder Eigentümer für die Bewirtschaftung des Wohneigentums zu entrichten hat.

Zum sogenannten Hausgeld gehört beispielsweise die Instandhaltungsrücklage. Diese ist zweckgebunden und darf nur dafür verwendet werden, um das Gemeinschaftseigentum instand zu halten bzw. nach einem Schaden wieder instand zu setzen.
Des Weiteren ist es nach § 28 Absatz 2 WEG die Aufgabe des Verwalters eine Jahresabrechnung aufzustellen, damit die Wohnungseigentümer über die Einforderung von Nachschüssen oder die Anpassung der beschlossenen Vorschüsse beschließen können.

Welche Informationen stehen in der Einladung zur Wohnungseigentümerversammlung?

Die Versammlung der Wohnungseigentümer wird vom Hausverwalter einberufen. Die Benachrichtigung erfolgt in Textform. Die Frist der Einberufung beträgt mindestens 3 Wochen - sofern kein Fall besonderer Dringlichkeit vorliegt (§ 24 Absatz 4 WEG). Die Einladung sollte die folgenden Punkte beinhalten:

• Name und Anschrift des Wohnungseigentümers
• Name und Anschrift des Hausverwalters
• genaue Bezeichnung der Eigentümergemeinschaft
• Datum, Uhrzeit und Ort der Versammlung
• Tagesordnung

Ablauf: Wie läuft eine Eigentümerversammlung genau ab?

Üblicherweise übernimmt der Verwalter die Leitung und Organisation der Versammlung. Diese läuft folgendermaßen ab:

1. Anwesenheit und Teilnahmeberechtigung prüfen: Zuerst überprüft der Hausverwalter, ob alle anwesenden Personen zur Teilnahme an der Versammlung berechtigt sind. Sollte ein Wohnungseigentümer verhindert sein, kann er einen Vertreter an seiner Stelle schicken. Dieser muss dafür eine schriftliche Vollmacht vorlegen können.
2. Beschlussfähigkeit ermitteln: Als nächstes ermittelt der Verwalter, ob die Eigentümerversammlung beschlussfähig ist. Entscheidend für eine beschlussfähige Versammlung ist, welche Regelungen in der Gemeinschaftsordnung festgehalten sind.
3. Versammlung eröffnen: Erst nachdem die ersten beiden Schritte vollzogen wurden, eröffnet der Verwalter offiziell die Versammlung.
4. Tagesordnungspunkte/Diskussion: Der Verwalter stellt anschließend die Tagesordnungspunkte vor und eröffnet die Diskussion. Des Weiteren ist es seine Aufgabe die folgende Diskussion zu leiten, sodass die Versammlung fair abläuft.
5. Abstimmung durchführen: Am Ende der Diskussion führt der Verwalter die Abstimmungen durch und teilt die Abstimmungsergebnisse mit.
6. Beschlusssammlung: Die Beschlüsse werden vom Hausverwalter protokolliert und anschließend in die Beschlusssammlung eingetragen.
7. Versammlung schließen: Nachdem alle Beschlüsse eingetragen wurden, kann der Verwalter die Veranstaltung beenden.

Wie wird abgestimmt?

Bei Eigentümerversammlungen wird in der Regel nach dem Kopfprinzip abgestimmt (§ 25 Absatz 2 WEG). Das bedeutet, dass jeder Eigentümer eine Stimme hat. Das gleiche gilt auch für Eigentümer, die mehrere Wohnungen in der Immobilie besitzen. Gehört die Wohnung zwei oder mehreren Eigentümern, haben diese ebenfalls nur eine Stimme. Grundsätzlich kann in der Gemeinschaftsordnung oder Teilungserklärung auch ein anderes Abstimmungsprinzip vereinbart werden. Andere Möglichkeiten wären hierbei das Objektprinzip, wobei jede Wohneinheit eine Stimme zählt - unabhängig von der Größe der Räumlichkeit. Eigentümer, die mehreren Wohnungen innerhalb der Eigentümergemeinschaft besitzen, haben demnach auch mehrere Stimmen.

Eine weitere mögliche Variante ist das Wertprinzip. Hierbei zählen die Miteigentumsanteile, welche im Grundbuch festgehalten sind. Das bedeutet, das Stimmrecht wird nach der Größe oder dem Wert der Eigentumswohnung aufgeteilt. Je mehr Miteigentumsanteile ein Eigentümer besitzt, desto größer ist sein Stimmanteil. Wohnungseigentümer sollten sich bereits vor der Versammlung informieren, auf welcher Abstimmungsgrundlage die Eigentümerversammlung basiert.

Wann ist die Eigentümerversammlung beschlussfähig?

Um über einen Tagesordnungspunkt abstimmen zu können, muss die Eigentümerversammlung beschlussfähig sein. Wann eine Versammlung beschlussfähig ist, ergibt sich aus den Regelungen in der Gemeinschaftsordnung. Generell muss mindestens die Hälfte aller Miteigentümer anwesend sein, bzw. die anwesenden Stimmberechtigten Personen müssen mindestens die Hälfte der Miteigentumsanteile repräsentieren. Die Beschlussfähigkeit muss zudem für jede einzelne Abstimmung gegeben sein. Sollte sich die Teilnehmerzahl während der Versammlung ändern, muss der Verwalter die Beschlussfähigkeit erneut überprüfen und im Protokoll der Eigentümerversammlung vermerken.

Wichtig für die Beschlussfähigkeit ist außerdem, dass die Versammlung unter Ausschluss der Öffentlichkeit stattfindet. Lediglich die Wohnungseigentümer, ggf. ihre Stellvertreter und der Hausverwalter dürfen an der Eigentümerversammlung teilnehmen. Eine Ausnahme bilden geladene Experten, wie zum Beispiel Architekten oder Anwälte - über deren Teilnahme muss allerdings im Voraus abgestimmt werden.

Hausgeld

Das Hausgeld für die Wohnung ist eine Vorauszahlung, die jeder Wohnungseigentümer monatlich an den Hausverwalter der Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) zahlt. Dieser rechnet das Hausgeld am Jahresende ab. War es zu niedrig angesetzt, kommen auf die Eigentümer gegebenenfalls Nachzahlungen zu, war es zu hoch angesetzt, gibt es Rückzahlungen.

Das Hausgeld ist somit eine Art Nebenkostenvorauszahlung für den Eigentümer.

Zum Hausgeld zählen alle laufenden Betriebskosten wie etwa für Hausstrom oder Abfallentsorgung, Verwaltungskosten und die Instandhaltungsrücklage. Groben Schätzungen zufolge ist das Hausgeld für eine Wohnung meist 20 bis 30 Prozent teurer als die Betriebskosten eines Mieters.

Was geschieht, wenn ein Eigentümer Hausgeld schuldet?

Der Verwalter ist nach dem Wohnungseigentumsgesetz (§ 27 Abs. 1 Nr. 4 WEG) verpflichtet dafür zu sorgen, dass jeder Eigentümer sein Hausgeld zahlt. Gerät jemand in Rückstand, muss der Verwalter entsprechend tätig werden und diesen gerichtlich geltend machen. Ein einzelner Mieteigentümer ist dazu nicht berechtigt.

Damit der Verwalter entsprechend tätig werden kann, muss er aber auch durch die Gemeinschaftsordnung dazu ermächtigt sein. Alternativ kann er dies auch durch eine Ermächtigung im Verwaltervertrag oder aufgrund eines entsprechenden Beschlusses sein.
Sind zum Jahresende andere Eigentümer mit dem Hausgeld für ihre Wohnung in Verzug geraten, müssen dafür unter Umständen die anderen Eigentümer mit aufkommen. Das liegt daran, dass Eigentümergemeinschaften teilrechtsfähig sind und so eine eingeschränkte gesamtschuldnerische Haftung besteht. Allerdings kann die Wohnungseigentümergemeinschaft gegen säumige Eigentümer vorgehen.

Was gehört nicht zum Hausgeld?

Im Hausgeld ist die Grundsteuer nicht enthalten, da der Wohnungseigentümer sie unmittelbar an die Gemeinde zahlen muss. Wer seine Wohnung vermietet, kann diesen Kostenpunkt allerdings auf den jeweiligen Mieter umlegen. Einige Versicherungen, wie die Grundbesitzerhaftpflichtversicherung, müssen Eigentümer oft auch separat zahlen. Die Höhe des Hausgelds und auch der Instandhaltungsrücklage legt zunächst der Hausverwalter fest.

Kann das Hausgeld auf den Mieter umgelegt werden?

Der Vermieter kann nur die umlagefähigen Nebenkosten auf den Mieter umlegen. Voraussetzung ist zudem, dass dies im Mietvertrag wirksam vereinbart wurde. Verwaltungskosten und Instandhaltungsrücklage können nicht auf den Mieter umgelegt werden.

Müssen Eigentümer bei Leerstand Hausgeld zahlen?

Für das Hausgeld ist unerheblich, ob eine Wohnung bewohnt ist oder leer steht. Der Wohnungseigentümer muss das einmal festgelegte Hausgeld in voller Höhe zahlen. Zumindest einen Teil des Geldes kann er aber bei der Jahresabrechnung wieder zurückbekommen – etwa jene Kosten, die nach Verbrauch berechnet werden.