Die zweite Form der Verwaltung, das ist die Mietverwaltung, oder Sonder-Eigentums-Verwaltung.
Vom Prinzip kann man sich das leicht vorstellen: Der WEG Verwalter verwaltet die Eigentümer, dessen Pflichten enden an der Haustür der Wohnung (ist nicht ganz korrekt, denn wenn es Wasserschäden gibt, die von Gemeinschaftseigentum kommen, dann muss er da auch mal rein). Vom Prinzip interessiert den WEG Verwalter nicht, was der Einzelne in seiner Wohnung macht, oder was der Mieter in dieser Wohnung macht.
Der Mietverwalter ist dafür zuständig, den Vermieter gegenüber dem Mieter zu vertreten. Also beispielsweise: der Wasserhahn tropft, der Mieter ruft an, dann würde er direkt beim Mietverwalter anrufen, und der Mietverwalter würde sich dann auch um die Reparatur des Wasserhahns kümmern. Was nicht der Job des WEG Verwalters wäre, denn der Wasserhahn der Wohnung ist kein Gemeinschaftseigentum, und betrifft nicht die Gemeinschaft.
Eine weitere Pflicht des Mietverwalters wäre zum Beispiel die Vermietung. Die kostet dann teilweise extra, man muss Anzeigenkosten erstatten, oder eventuell auch Provision bezahlen, das ist individuell verhandelbar, und steht in den Mietverwalterverträgen individuell drin.
Der Mietverwalter würde auch die Nebenkostenabrechnung direkt mit dem Mieter machen, sodass Ihr nicht die Nebenkostenabrech- nung selbst machen würdet.
Der Mietverwalter würde beispielsweise auch die Buchhaltung für den Vermieter führen, und würde das Forderungsmanagement machen, sprich überwachen, ob der Mieter rechtzeitig, pünktlich und in der richtigen Höhe bezahlt. Auch Mieterhöhungen würde der Mietverwalter durchführen.
Er hat noch einiges mehr an Aufgaben und Pflichten, das könnt Ihr eben an dem beigehängten Beispiel SEV Mietverwalter und WEG Verwalter -Verträgen sehen. Druckt Euch die aus und schaut sie einmal durch, dann versteht Ihr ziemlich genau, was der Unterschied zwischen dem einen und dem anderen ist.
Aufgaben eines SEV- / Mietverwalters:
- SEV steht für Sonder-Eigentums- Verwaltung
- Vertritt den Vermieter gegenüber dem Mieter
- Vermietung: Mieter finden, Vermietung gewährleisten, Mietverträge etc. (gegen Entgelt)
- Nebenkostenabrechnung mit dem Mieter abwickeln
- Forderungsmanagement -> Überwachen, ob der Mieter rechtzeitig und vollständig zahlt
- Mieterhöhungen durchführen
Betriebskosten:
Die Kosten, die sich der Vermieter vom Mieter zurückholen kann, nennt man umlagefähigen Nebenkosten, die sogenannten Betriebskosten. Auch, wenn die meisten von der Nebenkostenabrechnung sprechen, heißt die Abrechnung, die viele Mieter jährlich erhalten, korrekterweise deshalb Betriebskostenabrechnung.
Betriebskosten sind nur die Nebenkosten, die dem Vermieter regelmäßig anfallen. Jährliche Wartungsarbeiten zählen dementspre-chend zu den Betriebskosten. Reparaturen sind dagegen Nebenkosten, die der Vermieter nicht umlegen kann. Welche Kosten der Vermieter im Einzelnen vom Mieter zurückverlangen kann, ist in der Betriebskostenverordnung festgelegt.
Betriebskosten sind die Kosten, der Eigentümer oder Erbbauberechtigten durch das Eigentum oder Erbbaurecht am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen. Sach- und Arbeitsleistungen des Eigentümers oder Erbbauberechtigten dürfen mit dem Betrag ausgesetzt werden, der für eine gleichwertige Leistung eines Dritten, insbesondere eines Unternehmers, angesetzt werden könnte.
Zu den Betriebskosten gehören nicht:
- Die Kosten der zur Verwaltung des Gebäudes erforderlichen Arbeitskräfte und Einrichtungen, die Kosten der Aufsicht, der Wert vom Vermieter persönlich geleisteten Verwaltungsarbeit, die Kosten für die gesetzliche oder freiwilligen Prüfungen des Jahresabschlusses und die Kosten für die für die Geschäftsführung (Verwaltungskosten)
- Die Kosten, die während der Nutzungsdauer zur Erhaltung des bestimmungsmäßigen Gebrauchs aufgewendet werden müssen, um die durch Abnutzung, Alterung und Witterungseinwirkung entstehenden baulichen oder sonstigen Mängel ordnungsgemäß zu beseitigen (Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten)
In der Betriebskostenverordnung sind 17 unterschiedliche Kostenpositionen aufgelistet. Was hier nicht auftaucht, darf der Vermieter auch nicht vom Mieter in der Betriebskostenabrechnung zurückfordern. Die Positionen lauten:
Grundsteuer
Kosten der Wasserversorgung
Kosten der Entwässerung
Heizkosten
Warmwasserkosten
- Kosten verbundener Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen
- Kosten des Betriebs des Personen- oder Lastenaufzugs
- Kosten der Straßenreinigung und Müllbeseitigung
- Kosten der Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
- Kosten der Gartenpflege Kosten der Gartenpflege
- Kosten der Beleuchtung
- Kosten der Schornsteinreinigung
- Kosten der Sach- und Haftpflichtversicherung
- Kosten für den Hauswart
- Kosten des Betriebs der Gemeinschafts-Antennenanlage oder Breitbandverteiler
- Kosten des Betriebs der Einrichtungen für die Wäschepflege
- sonstige Nebenkosten
Gerade die „sonstigen Betriebskosten“ sorgen häufig für Unklarheiten. Genau wie für alle anderen Betriebskosten gilt, dass der Vermieter hier nur Kosten in der Nebenkostenabrechnung abrechnen darf, die regelmäßig entstehen. Welche genau, muss im Mietvertrag festgelegt werden. Mögliche „sonstige Betriebskosten“ sind: Kosten für die Wartung von Feuerlöschern oder eines Blitzableiters, für Alarm- oder Videoüberwachung, einen Pförtner, den Betrieb von Sauna oder Schwimmbad, oder die regelmäßige Beheizung oder Reinigung von Dachrinnen.
Wie werden die Nebenkosten abgerechnet?
Der Vermieter kann sich nur dann Nebenkosten vom Mieter zurückholen, wenn der Mietvertrag eine entsprechende Vereinbarung enthält. Im Mietvertrag muss genau festgelegt werden, welche Arten von Nebenkosten die Mieterin oder der Mieter zahlen muss.
In der Regel steht im Mietvertrag auch, mit welchem Verteilerschlüssel der Vermieter die Kosten abrechnen wird.
Vom Verteilerschlüssel hängt ab, welchen Anteil an den Gesamtkosten der Mieter zu tragen hat.
Der Vermieter hat vier Möglichkeiten die Gesamtkosten auf die einzelnen Mietparteien zu verteilen: Wohnfläche, Größe des Haushaltes, Verbrauch oder Anteil an den Gesamtwohneinheiten. Je nachdem, welche Variante der Vermieter wählt, ergibt sich ein anderer Umlageschlüssel.
Eine Ausnahme bei der Abrechnung bilden die Heizkosten. Im Gegensatz zu den übrigen Betriebskosten dürfen Heizkosten nicht pauschal abgerechnet werden. Sie müssen zu mindestens 50% und höchstens 70% verbrauchsabhängig abgerechnet werden.
Dafür müssen alle Heizkörper mit entsprechenden Verbrauchszählern ausgestattet werden. Wer sparsam heizt, kann so seine Nebenkostenabrechnung selbst beeinflussen.
Wann müssen Nebenkosten bezahlt werden?
Um Nebenkosten von den Mietern zurückzuerhalten, verlangen die meisten Vermieter entweder monatliche Pauschalzahlungen oder monatliche Vorauszahlungen vom Mieter. Zahlt der Mieter jeden Monat einen pauschalen Betrag, muss er keine Nachzahlungen leisten, auch wenn sich für den Vermieter höhere Kosten ergeben. Er bekommt jedoch auch keine Rückzahlung, wenn die Kosten in der jährlichen Nebenkostenabrechnung niedriger ausfallen.
Sind monatliche Vorauszahlungen vereinbart, überweist der Mieter seine Abschlagszahlungen zusammen mit der Miete. Die Vorauszahlungen muss der Vermieter bei der jährlichen Betriebskostenabrechnung berücksichtigen und entsprechend verrechnen. Hat der Mieter mehr vorausgezahlt, erhält er sein Guthaben ausgezahlt. Hat er zu wenig bezahlt, wird eine Nachzahlung fällig.
Nicht immer werden die zu erwartenden Gesamtkosten vom Vermieter realistisch eingeschätzt. Kommt es dadurch zu einer hohen Nachforderung, kann der Vermieter für das Folgejahr die monatlichen Vorauszahlungen erhöhen. Die Erhöhung muss sich jedoch im angemessenen Rahmen bewegen und an der aktuellen Abrechnung orientieren.
Die meisten Vermieter orientieren sich bei der Nebenkostenabrechnung am Kalenderjahr und rechnen von 1. Januar bis 31. Dezember eines Jahres ab. Laut Gesetz darf der Abrechnungszeitraum nicht mehr als 12 Monate betragen.
Ist der Abrechnungszeitraum zu lang, ist die Nebenkostenabrechnung fehlerhaft und womöglich ungültig. Der Vermieter ist also verpflichtet die Betriebskostenabrechnung jährlich zu erstellen und dem Mieter innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungs-zeitraums zuzustellen. Die Abrechnung für das Jahr 2020 muss der Mieter dementsprechend spätestens am
31.12.2021 erhalten. Kommt die Nebenkostenabrechnung später als der geregelte Abrechnungszeitraum, braucht der Mieter die Abrechnung unter Umständen nicht zu bezahlen.
